Berikut ini tiga langkah mudah yang menjamin peningkatan mutu tulisan Anda:
Dengar... Tata...Telegraf
Langkah Pertama: Dengar
Pendengar yang baik tidak saja disukai orang di mana saja, tetapi suatu saat juga akan memperoleh informasi yang berharga - Wilson Mizner.
- Belajarlah menerima keheningan dalam percakapan,
- Melemparkan pertanyaan
- Bersikap positif dan mendukung.
- Hindari penilaian
Siapa orang yang harus Anda dengar? Bukan hanya para pakar--- mereka ini cenderung mewakili, dan mempertahankan status qua. Dengarkanlah orang-orang yang terlibat dalam masalah---orang yang melakukan pekerjaan itu, orang yang berhadapan dengan pelanggan, orang yang bertugas menangani keluhan-keluhan. Ross Perot berkata, "Pesan pertama saya adalah Dengar, dengar, dengar orang yang melaksanakan tugas itu." Jika Anda ingin memperoleh pandangan baru terhadap suatu situasi. Anda harus menemukan perpektif baru, bicara dengan orang-orang baru, dan mendekatinya dari sudut pandang yang berbeda.
Langkah kedua: Tata
Begitu Anda selesai mengumpulkan informasi dan merasa menguasai situasi, tibalah saatnya untuk mulai menata tulisan. Ini adalah waktu yang tepat untuk pemetaan-pikiran, metode penataan yang melibatkan seluruh otak. pemetaan-pikiran memancing semua gagasan, ingatan, asosiasi, dan hubungan dalam suatu proses "penuangan pikiran" yang cepat. Pemetaan-pikiran memungkinkan Anda menjelajahi informasi secara kratif, menghasilkan jalur-jalur baru, dan menata informasi dalam cabang atau bagian-bagian pokoknya, juga dalam perincian dan submasalah yang tepat.
Sasaran Anda adalah FOKUS dalam memo atau laporan bisnis---yaitu "mengapa" dari mengapa Anda merasa perlu menulis. Fokus dalam menulis sama pentingnya dengan fokus dalam fotografi. Fokus membedakan orang yang profesional dengan orang yang amatir.
Sebelum mulai menulis apa saja. Anda harus mampu melengkapi kalimat ini. Saya ingin(SIAPA) melakukan(APA) karena(ALASAN). Jika Anda belum dapat menuliskan kalimat tersebut, Anda belum siap mulai menulis. Jika Anda sudah bisa, Anda siap menentukan strategi.
Kenalilah Pembaca Anda. Mengetahui siapa pembaca kita dan cara mereka menerima pesan kita adalah hal yang penting. Jika ANda punya empati terhada pembaca. Anda bisa mendengar dengan telinga mereka. Penulis yang hebat biasanya pendengar yang hebat pula. Mereka mendengarkan pembacanya dengan seksama, dan mereka memahami cara menulis yang dapat diterima baik oleh pembaca mereka. Suatu cara yang dapat membuat Anda cepat kehilangan pendengar adalah bersikap meninggi. Hindari kata-kata seperti. "Sebagaimana yang bisa Anda liha" (Bagaimana Anda tahu saya bisa?) dan Saya yakin, Anda akan setuju." (Mengapa Anda begitu yakin?) dan "Sudah jelas bahwa" (Memang seharusnya jelas, tetapi...) Mengeali pembaca akan membantu Anda dalam enata bahan tulisan sehingga besar kemungkiannnya untuk dibaca dan dimengerti.
Langkah ketiga: Telegraf
Berbicara dengan orang lain memiliki kelebihan jika dibandingan dengan menulis. Anda segera memperoleh umpan balik; Anda memperkuat hubungan sosial Anda; dan Anda menyelamatkan lingkungan. Meniadakan komnikasi tertuis mungkin tidak praktis, atau malah komunikasi tetulisd dibutuhkan dalam organisasi umumnya. Walau demikian, kapan daja memungkinkan, bicaralah kepada orang lain dan gunakanlah komunikasi tertulis hany untuk masalah kompleks yang perlu penjelsan atau dokumentasi.
Tiga Prinsip Penulisan dalam Dunia Bisnis
Ada 3 prinsip yang harus kita ingat jika mengerjakan tulisan untuk bisnis:
- Yang pertama dan terpenting : Tak ada yang ingin membacanya!
- Yang kedua dan penting : Hampir tak ada yang membaca keseluruhannya
- yang ketiga dan kriris : hampir semua akan salah paham terhadap sebagian isinya
Kita bukan sedang menulis Novel Terhebat Sepanjang Zaman. Bukannya menghibur pembaca, kita malah meminta mereka melakukan sesuatu, mengambil keputusan, menambah jadwal mereka yang sudah terlalu padat. Dan, hal pertama yang kita minta adalah mereka membaca tulisan kita.
Sumber : Menjadi Super Kreatif melalui metode Pemetaan-Pikiran - Joyce Wycoff
